Recepcionista (m/f)

Funções e principais responsabilidades:

•  Receber os visitantes, gerir o processo de entrada e saída e contactar os funcionários da Escola, conforme apropriado 
• Operar a central telefónica para receber, reconhecer e transferir chamadas adequadamente, receber e transmitir mensagens telefónicas ao corpo docente, funcionários e mensagens urgentes aos discentes, conforme necessário 
• Fornecer comunicação apropriada com as partes interessadas no caso de evacuação de emergência dos edifícios da Escola, conforme estabelecido na Política de Segurança e Higiene da Escola Superior 
• Preparar o correio para envio, incluir a manutenção de um registo de correio e enviar, receber e circular todo o tipo de correspondência conforme exigido pelo pessoal da Escola 
• Dar suporte aos alunos, incluindo a emissão e registo das autorizações de estacionamento, a gestão do esquema de cartões de fotocópia, a emissão de créditos das impressoras, a recolha e acompanhamento de questões, a emissão e encaminhamento de certificados de exame, assim como lidar com pedidos de transporte 
• Assegurar que as partes apropriadas são informadas em caso de doença do aluno, ou seja, prestadores de primeiros socorros, funcionários seniores, pais e contactar ajuda médica, se necessário; 
• Solicitações de inscrição e serviços para pacotes de candidaturas à Escola Superior, incluindo o fornecimento das respectivas análises, 
• Dar suporte aos funcionários da Escola, para incluir a análise de ausências dos alunos, solicitações relacionadas com as instalações, a emissão e registo de permissões de estacionamento dos funcionários e a recolha, compilação e encaminhamento das notas de devolução dos funcionários e dos alunos;
•  Realizar outras tarefas burocráticas e administrativas que possam ser razoavelmente exigidas pela administração da Escola Superior

Licenciatura em área relevante para a função

•  Mínimo de 2 anos de experiência em funções semelhantes 
• Experiência comprovada em organização e gestão de recursos, incluindo gestão de equipa de suporte 
• Excelente capacidade de comunicação e de relacionamento interpessoal 
• Uma abordagem centrada no cliente com habilidades eficazes na resolução de problemas 
• Sólidas competências organizacionais e administrativas 
• Boa capacidade de responder positivamente e eficazmente às mudanças 
• Excelentes capacidades no estabelecimento de prioridades 
• Capacidade de trabalhar sob pressão
•  Fluente em Português e Inglês (escrito e falado) 
• Sólidos conhecimentos informáticos na utilização do MS Office (Word, Excel e PowerPoint) e em outros programas relevantes