Gestor de Compras/Procurement Officer

Resumo do Trabalho
Este posto destina-se a adquisição de bens e serviços de uma forma que maximiza o valor dos recursos disponíveis para nossos beneficiários e doadores através de um processo justo, aberto e competitivo, em conformidade com as políticas e procedimentos de compras dos doadores, da Agência e leis aplicáveis.

Responsabilidades Específicas

Preparação e Planeamento
• Em consulta com o Gestor de Programas (HOP) e a Gestora de HR/Admin, identificar os principais tipos de bens e serviços que serão necessários, no curto prazo, com base no actual portfólio de programas e operações, para eleborar um plano de aquisição trimestral, e usar esse plano para realizar regularmente as avaliações de mercado das melhores fontes e preços;
• Proactivamente consultar agências similares e o sector privado para identificar novos potenciais fornecedores que podem ser adicionados à nossa Lista de Fornecedores Aprovada (ASL), e sempre que possível desenvolver relacionamentos com fontes de produção ou importação mais próxima, e explorar a possibilidade de fazer pedidos conjuntos com agências similares para negociar melhores preços e condições na base de economias de escala.
• Manter a relação de trabalho com os fornecedores locais, realizando visitas as lojas e instalações de produção, sempre que situação o justifique, para garantir que as condições de contrato são respeitadas;
• Verificar a elegibilidade de todos os novos fornecedores antes de adicioná-los à lista de fornecedores aprovados conforme a politica de Preferred Supplier List de CRS;
• Manter-se a par de quaisquer mudanças nos impostos governamentais (vendas, IVA), pagamento de comissões, taxas e processos de importação.

Processo de Compras
• Analisar as requisições de compra (PR) dos bens e serviços, assegurando que todos os documentos e aprovações necessárias estão completos.
• Certificar-se de que todas as acções são regidas pelos mais altos padrões de ética e conduta pessoal e empresarial tal como estipulado na política de CRS e Manual de aquisição da CRS;
• Sugerir novas ideias ao Gestor HR/Admin para melhorar a eficiência das aquisições, e actualizar anualmente o Manual de Aquisições e ferramentas de suporte;
• Revisar todas as requisições de compra (RFGS), verificar o preço-alvo e que todas as especificações e requisitos são claros e que todas as autorizações correspondentes foram obtidas;
• Garantir que todas as solicitações de cotação (RFQs) estão claramente presentes e que todos os requisitos e especificações estão conforme indicado no RFGS;
• Receber e analisar todas as propostas e cotações de acordo com preço-alvo e especificações, e preparar as folhas de cotações em forma resumida;
• Organizar as Comissões de Revisão de Oferta (BRC) se necessário, e assegurar que elas seguem todas as orientações da BRC, conforme estipulado no Manual de Aquisição da CRS;
• Certificar-se de que o BRC analisa todas as propostas de uma forma competitiva e analisar cuidadosamente todos os custos e benefícios incluindo aqueles que não estão explicitamente apresentados nas propostas;
• Negociar sempre com os fornecedores sobre a redução de preços, condições de pagamento e entrega de preferência, e as opções de envio quando necessário.
• Certificar-se de que todas as compras > $ 5K preencham o formulário de requisição de compras, a partir de HQ, no CRS Global, com informações locais sobre preços, e se for determinado que a melhor fonte é local, em seguida, certificar-se da recepção da aprovação da Compra Local de HQ antes de preparar um contrato ou Ordem de Pagamento;
• Uma vez concluídos todos os passos necessários, de acordo com o valor da compra, fazer a seleção do melhor fornecedor no que diz respeito ao preço, qualidade e prazo de entrega; determinar prazos de pagamentos e entrega; preparar os pedidos de compra (PO); e elaborar contratos, conforme necessário;
• Certificar-se de que todas as aquisições são processadas de todas as isenções applicaveis, conforme o estabelecido no Acordo do país ou acordos de doadores, e fazer uma carta de petição de qualquer isenção do IVA, imposto e taxas quando e sempre que necessário.

Arquivos e Relatórios
• Assegurar o preenchimento adequado de todos os documentos relativos as aquisições para o arquivo e auditoria, e manter ordenadamente os arquivos de pedidos no activo e actividades de correio tais como alteração de anúncios, mudanças de programação e remessas parciais.
• Manter uma lista de fornecedores aprovados (ASL) com informações actualizadas sobre os preços de bens e serviços e a classificação do desempenho baseado em recentes avaliações pós-entrega.
• Criar arquivos dos fornecedores com todos os pormenores necessários por categoria de serviço (ex.: fornecedores de papelaria, fornecedores de itens elétricos, fornecedores de máquinas, etc. ).
• Acompanhar o status de cada pedido de aquisição actualizando aos gestores e solicitantes por meio de Relatórios de Status (PSR) periódicos.
• Periodicamente gerar um relatório de avaliação de desempenho dos fornecedores/vendedores com recomendações com base na prestação de serviços/track record (pelo menos de 6 em 6 meses).

Comunicação, coordenação e outros direitos
• Certificar-se de que o pessoal designado para receber (admin. ou de apoio logístico) tem, com antecedência possível, a data de entrega esperada das mercadorias, para estar pronto a preparar a Nota de recepção de bens (GRN).
• Fornecer detalhes dos activos fixos comprados (tipo, quantidade, fornecedor, preço, fundo/# projeto, nome do parceiro, etc.) para o pessoal responsável pela gestão da propriedade.
• Sempre que necessário e respeitando as recomendações da segregação de funções, coordenar com o pessoal da administração ou logística responsável pela recepção de bens adquiridos sempre que for encontrado um problema na execução correcta das suas funções estabelecidas e realização das mesmas em em tempo útil, conforme estabelecido no Manual de Compras da CRS. 1) Vertificar que as mercadorias e facturas recebidas correspondem a quantidade, preço e as especificações do Pedido de Compra/documento do contrato; 2) preencher uma nota de recepção de bens (GRN) para todas as mercadorias recebidas; 3) informar o pessoal solicitante e o PO que os seus bens foram recebidos; 4) dar entrada dos bens no inventário e no armazem, se necessário; e 5) submeter o GRN e a factura do fornecedor ao pessoal designado e não responsável pelas compras para verificar a concordância dos três documentos (factura, PO, GRN) e o processamento de pagamento.
• Seguindo as recomendações da segregação de tarefas, trabalhar com o pessoal(s) desgnado, na admin. ou logística, à recepção para resolver quaisquer discrepâncias na quantidade entre PO (ordem de Pago) e a nota de entrega/waibill do fornecedor.
• Empre que necessário e respeitando as recomendações da segregação de funções, comunicar-se com os fornecedores para devolver as mercadorias danificadas ou mal- encomendadas e assegurar a substituição ou preenchimento de produtos encomendados se ainda necessário.
• Sempre que necessário e respeitando as recomendações da segregação de funções, coordenar com o pessoal não-atribuído a realização de aquisições para verificar a concordância dos três documentos (factura, PO, GRN) e o processo de pedido de pagamento, sempre que for encontrado um problema na execução correcta das suas funções estabelecidas e na realização das mesmas em tempo útil, conforme estabelecido no Manual de Compras da CRS para assegurar que estas tarefas são realizadas corretamente e em tempo útil.
• Sempre que necessário e respeitando as recomendações da segregação de funções, acompanhar a equipa de finanças a fim de garantir a realização dos pagamentos dentro dos prazos previstos, por contratos e ordens de pago.
• Auxiliar na preparação de adjudicação das cartas, dos acordos, memorandos e cartas como necessário.
• Manter o pessoal solicitante informado sobre o status de todos os locais e encomendas internacionais até a recepção das encomendas.
• Coordenar com outros departamentos para assegurar que os PRs (RFGS), respostas das quotações de fornecedores, e os PO (Ordem de Pago) são completos e claras.
• Responder às consultas de auitoria em tempo útil e de modo profissional.
• Recolhe informações sobre os preços de bens e serviços sempre que necessário para orçamento ou planeamento.
• Quando necessário e dentro dos parâmetros aceitáveis agilizar requisições e pedidos para atender às urgentes necessidades operacionais.

• Garantir vigilância contra actividades fraudulentas em todos os processos das aquisições e manter-se actualizado com a orientação para prevenção de fraudes.
• Ajudar na promoção da utilização de novas tecnologias e aplicações para melhorar eficiência dos processos de aquisição.
• Contribuir para manter o trabalho em equipa, disciplina, e boas relações de trabalho e produtividade.
• Oferecer suporte e treinamento na gestão de compras para funcionários de CRS e parceiros quando necessário por parte da administração.
• Prestar cobertura a outros agentes quando exigido pela carga de trabalho ou ausência, e realizar outras funções que lhe sejam atribuídas.

Relacões Chave
- Interna: Equipe da compras internacinais da sede da CRS em Baltimore e de todos os funcionários da CRS Angola, fazendo requisições ou com papel no processo de inicialização, finanças, logística, Administração e IT.
- Externa: Os fornecedores, a administração fiscal, os funcionários das alfândegas, freight forwarders, tranportadores, consultores, doadores e agências similares.

Aptidões Globais da CRS (para todos o Pessoal de CRS)
Estas estão enraizadas na missão, valores e princípios orientadores da CRS e são usados por cada membro da equipe para cumprir as suas responsabilidades e alcançar os resultados desejados:
• Servir com integridade
• Exemplo de responsabilidade
• Desenvolver relações construtivas
• Aprendizagem

Qualificações & Habilidades
• Técnico Superior, com formação em Administração e Finanças ou Administração e Gestão de Empresas.
• Pelo menos 3 anos de experiência relevante é necessária.
• Experiência prévia com ONG internacionais exigida, de preferência ONG que tenham tido multiplos doadores.
• Proficiência em Word, Excel, Outlook e PowerPoint.
• Altamente proficiente em Inglês e Português com ambos habilidades, verbal e escrita;
• Demonstra capacidade de executar rápido, eficiente e eficaz em termos de custos serviço de compra, mantendo os altos padrões da agência;
• Fortes habilidades para comunicação escrita e verbal;
• Experiência em realizar pesquisas de mercado;
• Deve ser escrupulosamente honesto e promover sempre um clima de confiança e integridade.
• Sempre comprometido em proporcionar maior serviço possível de atendimento ao cliente;
• Quando necessário, ser capaz de transmitir idéias e conceitos aos parceiros de forma acessível;
• Capacidade comprovada de elaboração de relatórios e manter processos completos e registos.
• Carta de condução vigente com um historial sem infracções;
• Conhecimento do interior do pais;
• Domínio da estrada Lobito-Luanda;
• Conhecimento das normas de controlo interno;

Advertência: Esta Descrição de Tarefas não é uma lista exaustiva da especialidade, esforço, direitos e responsabilidades associadas com o poste.

Catholic Relief Services desenvolve o compromisso dos Bispos dos Estados Unidos para ajudar os pobres e vulneráveis no exterior. Nossa identidade católica está no coração de nossa missão e as operações. CRS acolhe como uma parte de nossa equipe e como parceiros pessoas de todas as confissões religiosas e seculares tradições que partilham os nossos valores e o nosso compromisso de servir aqueles que necessitam. CRS tem-se vindo a desenvolver assistência humanitária, e mais tarde as actividades de desenvolvimento desde 1989 principalmente nas províncias centrais de Angola, mas também no sul, e através de parceiros locais, em outras províncias do país, o escritório principal está na cidade do Lobito, Benguela província, com um sub office no Lubango, e emprega 26 funcionários nacionais e uma equipa internacional.