Secretária Executiva

Assegura as actividades de comunicação e todos os procedimentos administrativos da área de Administração;
Certifica-se da preparação do escritório (abertura, segurança, limpeza e arrumação) para o início das actividades;
- Prepara a documentação e organiza a logística de suporte às reuniões, workshops,
Conferências e outros compromissos oficiais;
Reúne os elementos de suporte para decisões superiores;
Prepara os processos da responsabilidade do seu superior hierárquico, compilando documentação e informações pertinentes;
Assegurar a disponibilidade e o uso adequado dos materiais e equipamentos de escritório;
Comunicação
Atender pedidos de informação e opera com o correio electrónico, fax e outros equipamentos de escritório, realizando os contactos necessários e assegurando a correspondência corrente;
Registrar e receber visitantes, encaminhando-os à área ou pessoa apta a atendê-los.
Gestão de Agenda
Organizar e manter actualizada a agenda de trabalho do seu superior hierárquico, alertando-o para compromissos oficiais;
Tomar as providências necessárias para a realização das reuniões de trabalho;
Assegurar a interligação com entidades públicas ou privadas, marcando entrevistas e atendendo pessoalmente os interessados;
Secretariado
Transmitir as decisões tomadas aos interessados;
Tomar notas, redigir relatórios, cartas e outros textos;
Redigir actas de reuniões, e promove a sua divulgação anexando-lhes a documentação necessária;
Classificar a documentação, organizar e manter o arquivo em ordem;
Redigir e digitar todos os documentos necessários (e-mails, cartas, relatórios), assegurando o devido arquivamento, rastreamento e distribuição;
Solicitar de emissão de bilhetes de viagem nacionais e internacionais, juntos das agências de viagens;
Controlar e gestão de orçamentos de bilhetes de viagem;
Receber documentação, classifica-a, analisa-a e encaminha-a ao responsável pela acção.

Nacionalidade angolana;
Licenciatura em gestão e administração, secretariado ou áreas similares;
Experiência mínima de 3 anos como secretaria executiva;
Conhecimentos de informática na óptica do utilizador (pacote office);
Bons conhecimentos de técnicas de comunicação escrita e elaboração de relatórios;
Inglês fluente.

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